Protokoll 09.06.2021

Tilstede: Hans Jacob Rønold (leder), Anne Eikeland (semesterutvalgsleder BA 1.-6. sem), Hilde K. Galtung (modulleder MA modul 2), Håvard J. Haugen (semesterutvalgsleder MA 5./6. sem), Ingvild J. Brusevold (semesterutvalgsleder MA 9./10. sem), Aya Bajalan (studentrepr. MA), Aurora S. Macqueen (vara studentrepr. MA), Kristin B. Hansen (sekretær)

Forfall: Trude Handal (semesterutvalgsleder MA 7./8. sem), Mina W. Rønning (kandidatrepr. SPES), Fatima Al-Askari (studentrepr. BA), Jan Eirik Ellingsen (visedekan SPES), Carl William Glad (studentrepr. MA).

ORIENTERINGSSAKER

PSS-Sak 9/2021
Midtsemesterevalueringer - studiekvalitet:

Rapportene er generelt preget av den pågående pandemien. Mange av innspillene fra kullene handler om erfaringer knyttet til forelesningsopptak og digital undervisning i zoom, som både studenter og ansatte oppgir å være lite motiverende/stimulerende for læring. Jacob foreslår at elementer fra emnerapportene bør tas hensyn til når man skal planlegge undervisningsformer (digital og ikke digital) framover. Se på mulige hybrid-løsninger.

PSS-SAK 10/2021
Forlenget klinisk praksis H2021 for studenter med behov for dette:

Notatet beskriver hvordan alle kandidater skal sikres nok klinisk praksis. Av avgangsstudentene er det lite som tyder på at enkelte har behov for ekstra klinisk praksis utover i høstsemesteret.

PSS-SAK 11/2021
Evaluering implementering av RETHOS ved BA-programmet i tannpleie:

Anne Eikeland informerte om at BA-programmet i tannpleie er plukket ut av KD/NOKUT som ett av flere studieprogrammer som skal evaluere implementeringen av RETHOS i programdokumentene. Arbeidet omfatter en selvevalueringsdel og en ekstern evaluering. Anne E. og Kristin B. H. har gjort selvevalueringen, som har hatt fokus på utfordringer med implementeringsarbeidet, mulighets-perspektiver, samarbeid på tvers m.v. Retningslinjen er generelt veldig rund i formen og må tilpasses til studieprogrammene lokalt. Her i Oslo har vi f.eks. en helt annen struktur i programplanen enn strukturen i retningslinjene. Det har gitt oss noen utfordringer i implementeringen i våre skriftlige planer. Dette er ett av flere elementer som er forklart og beskrevet ganske grundig i evalueringen. I tillegg belyses det som er mangelfullt i nåværende programplan med en skisse til hvordan manglene er tenkt dekket framover. Evalueringen er systematisert basert på retningslinjenes 4 kompetanse-områder.

PSS-SAK 12/2021
Revidert programplan BA-programmet i tannpleie:

Det er gjort en systematisk implementering av RETHOS i dokumentet. Dette er ytterligere spesifisert i de mer detaljerte læringsutbyttebeskrivelsene i tilhørende fagplaner, som foreløpig bare er delvis ferdigstilt. Det er ikke gjort en større revisjon av programplanen ved BA-programmet i denne omgang. Programplanen skal dermed ikke opp som sak i fakultetsstyret men anses med dette som godkjent av PSS.

PSS-SAK 13/21
Status - revisjon av programplanen for MA-programmet i odontologi:

Jacob informerte om at arbeidet er forsinket, mye grunnet løpende håndtering av de mange konsekvensene av pandemien samt utskiftning av fakultetets ledelse i år. Ledelsen har imidlertid drøftet de store linjene på strategiseminarer, deriblant:
- Hvilket kompetansebehov har tannleger 10-15 år fram i tid?
- Hvordan kan vi tilpasse utdanningene til behovet? Burde f.eks. tannlegeutdanningene utvides til 6 år?
- Skal masteroppgaven fornyes/fjernes/erstattes?
Dette er en krevende prosess der man skal ta seg god tid.
Det arbeides også med å innhente informasjon om studieprogrammene fra institusjoner i Europa vi ønsker å sammenligne oss med. Prioritering av fagområder, mengde/timetall innen fagområdene og klinisk praksis osv.
ODs ledelse ønsker å holde fast ved klinikken og heller tilpasse teori og aktivitetene rundt.
Ledelsen har også gjort seg noen tanker rundt samarbeidet med MED. Fungerer det godt nok?
Det diskuteres hvordan motivere studentene til å fortsette ved OD etter opptak og hvordan OD framover skal ta opp motiverte studenter ved grunnstudiene for å hindre uønsket frafall.
RETHOS skal implementeres over tid også ved masterprogrammet. Frist for implementering er inneværende år.

PSS-SAK 14/21
Forenklet navigering i Canvas:

Utfordringer med Canvas antydet av studenter og ansatte:
- Mange fagpersoner og eksterne forelesere mangler tilgang til emnerommene. Eksterne må først få gjestebruker tilgang (bestilles av nærmeste leder).
- For mange intetsigende filnavn – mange bruker for mye tid på å lete etter filer fra undervisningen.
- Filer lastes opp delvis under «moduler» og delvis under «filer» noe som gjør det vanskelig å finne det man leter etter.
- Farmakologi –Canvas brukes ikke av faglærer og emnerommet er tomt for alle odont- kull – det benyttes ved BA-studiet.
- Kullister for odont-kullene klinikk ligger spredt i ulike emnerom for alle odont-kull som gjør det umulig å holde seg oppdatert på endringer. Det glipper og studenter strever med å vite hvor de skal være når. Dette fungerer bra på BA-programmet.

For å harmonisere bruken av Canvas har studieseksjonen startet arbeidet med:
- mal for struktur i emnerommene
- mal for å lage gode gjenkjennbare modulnavn
- mal for å lage gode gjenkjennbare filnavn
- mal for opplasting av filer i emnerommene under modul 
- korte video-snutter som viser hvordan man oppretter en modul, en side, laster opp fil, oppretter en oppgaveinnlevering, oppretter et MCQ-sett osv. (legges på nettsiden Studier)

Videre skal det etableres en veileder for hvor ulike typer materiale skal ligge. Studentoversikter i forbindelse med klinikk legges i emnerommet «Kullrom», PPT’er legges i logisk modul i emnerommet som tilhører fagområdet etc. Arbeidet er tidkrevende men er i prosess.

Når det gjelder tilganger skal det informeres bedre på nettsiden under Studier hvordan man bestiller tilgang til emnerommene.

DISKUSJONSSAKER

PSS-SAK 15/21
Oppgave- og funksjonsbeskrivelse modul- og semesterutvalgsledere (ML og SL ledere):

Alle har utarbeidet et utkast til oppgave- og funksjonsbeskrivelse som avgrenser hver enkelt sitt oppgave-/ansvarsfelt i vervet.  Lurt å la innholdet være «levende» da ting kan endre seg.
Enighet om at oversiktene kan være av interesse for både studenter og ansatte publiseres punktene på PSS-nettsiden åpent for alle.

Alle bes om å avstemme egne punkter med kvalitetssystemet. Redigert versjon oversendes til Kristin for publisering på nettsiden.

PSS-SAK 16/21
Vurdere framdriftsrapportering for MA-oppgaven:

Sakens bakgrunn bygger på enkelte studenters altfor sene igangsetting av arbeidet med masteroppgaven. Ansvarlig for masteroppgavene har meldt inn et forslag om krav til framdrifts-rapportering underveis for å sikre tilstrekkelig faglig modning, refleksjon og utvikling av selvstendighet i arbeidsprosessen (krav i forskriften). Det er litt problematisk at det godtgjøres med studiepoeng underveis for emnet uten noe formelt krav til produksjon i hvert semester.

Det kunne ifølge Jacob opprettes en form for forpliktende midtveisrapportering i semestrene fra 6.-10. semester. Det pågår en diskusjon rundt masteroppgaven ved OD, som jo er en lettvekter sammenlignet med normen for masterarbeider for øvrig. Noen oppgaver er veldig gode mens andre er enkle. Enkelte oppgaver bærer preg av at mye er ført i pennen av veileder. Jacob foreslår at flere kasusoppgaver kunne vært koplet til klinikk og minner om at bedømmelseskomiteen flere ganger har anbefalt at kasusoppgavene burde reduseres fra 5 til tre, og heller legge inn et krav om en grundigere/fyldigere beskrivelse.

Aya opplever at det er for tidlig å måtte velge tema i 6. semester da de fleste mangler tilstrekkelig med kunnskap til å gjøre et godt valg. Hun foreslår enten å begynne tidlig og levere i 8. semester eller begynne senere i studiet og levere som nå i 10. semester. Aya tror ikke at flere arbeidskrav underveis vil løse noe fordi det ikke er avsatt nok tid i timeplanen til å jobbe godt med oppgaven. Dette synet støttes av Håvard som mener at man arbeider best under press og trenger en deadline å jobbe mot. Slik det er nå er det for lang prosesstid.

Ingvild er todelt i synet på dette temaet. Forsknings-prosjekter tar lang tid – da trenger man tiden de siste 3 årene og det ville være synd å miste denne muligheten. Noen velger å jobbe godt hele veien og da kommer den modningen man ønsker å se. Begynner man (for) sent mister man dette perspektivet og læringen. I tillegg er det ugunstig at alt faller samtidig mht. ressurser til veiledning. Og det er svært utfordrende at det ikke er satt av tid i studiet til å skrive en god masteroppgave. Ved UiB: ca 12 uker +/- avsatt i timeplanen til dette. Ingvild mener at vi ikke skal forhaste oss med å kutte i tiden eller prosessløpet.

Anne forklarer at BA-oppgavene kommer på en tid i studieløpet der det er klinikk men ellers lite teori, og det setets av tid til arbeid med oppgaven i timeplanen. Det skaper noe ekstra tidspress ellers i studieløpet. Men, samtidig som det er viktig å øve studentene i å skrive små vitenskapelige arbeider er det ikke rom i studiet – dette er en stor utfordring. Det er også stor variasjon mellom studentene i prestasjoner og mestring, og relativt krevende å veilede.

Vil vi fraråde en framdriftsrapportering? Ingvild bemerker at det er arbeidskrevende for enkelte ansatte som må følge opp. Noen studenter vil alltid måtte mases på og veilederne må jo også følge opp de kravene som allerede foreligger. Hun mener også at valg av tema må kunne velges fritt uten at det stilles krav om klinisk fokus. Aya følger opp med at det er viktig at alle avtaler med egen veileder hva som skal leveres og innen hvilken frist. Alt må ikke styres ovenfra. Noe bør være tillitsbasert.

Hilde stiller spørsmål om hva som skal til for å endre masteroppgaven. Kan man ikke endre master-emnet etter all diskusjon som har foregått over så mange år?

Tar innspillene videre til de to ansvarlige for masteroppgavene ved IKO og IOB, Alix Y. Vik og Roger Simm, som vurderer hva som kan gjøres for å bedre rutinene. Lenke til Forskrift om krav til mastergrad: Forskrift om krav til mastergrad - Lovdata hvor det under § 6 framgår at institusjonen fastsetter nærmere regler om det selvstendige arbeidet, herunder omfang, vurderingsform og om arbeidet skal utføres individuelt eller av flere studenter.

VEDTAKSSAKER

PSS-SAK 17/21
Revidert kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten – ODs rutinebeskrivelse: 

Hvordan og når skal rutinene annonseres ut til studenter og ansatte som skal operasjonalisere dem? Flere foreslår å vente til høsten. Det er travelt i juni for de fleste og en epost nå vil neppe legges merke til. Det er viktig å tydeliggjøre hva ansvaret innebærer for den enkelte – dette vil variere noe fra semester til semester.

Vedtak:
Det vil være formålstjenlig å annonsere rutinene til høsten 2021.
- Dekanen informerer om rutinen i allmøte, og det går ut en epost med lenke til rutinene til ansatte og studenter.
- I tillegg organiserer studiedekanen et obligatorisk seminar for fagledere, modul-/semester-utvalgsledere og klinikkledere hvor rutinene gjennomgås.

PSS-SAK 18/21
Innføring av ny rutine for varsling av MA-studenter med innmeldingsfrist semestervis:

Aurora foreslår en litt tidligere anbefalt frist for varselsamtale og mener at det bør være mulig å se hvem som trenger dette før november og april/mai. Aya støtter dette og er enig i at det mangler gode retningslinjer for dette per i dag. Alt fungerer veldig fint på barneklinikken… Hilde er litt bekymret for den korte tiden mellom varsel- og oppfølgingssamtalen - rekker studentene å vise at de er på rett vei i løpet av 4 uker?

Rullering av mange veiledere og påfølgende ansvarspulverisering er en utfordring ifølge Jacob som foreslår at man ser til barneavdelingen der de har faste veiledere som følger sine faste studenter over tid. Vi ønsker å få studentene gjennom. Han minner samtidig om at semestrene er ulike og krever kanskje differensierte frister for varsling. Ingvild forklarer at ved barneavdelingen er varslingsfristen tidlig i november i høstsemesteret. Både studenter og trenger tiden fram til da – det skal jo være en læringsprosess også. Hun minner om at fristene må sammenholdes med evalueringsmøtene slik at varslingssamtalene kommer før møtene hvor man diskuterer/vurderer studentene sammen på tvers av fagmiljøene. Samtlige studenter skal ha en veiledningssamtale på barneavdelingen i løpet av semesteret, ikke bare de studentene som er i faresonen. Anne påpeker at veilederne trenger å se sine studenter over nok antall økter med pasient før varselsamtale, og studenten må også gis mulighet til å forbedre seg. Dette er litt komplisert, men vi er pålagt å tilrettelegge for dette. Studentrepresentantene ønsker heller å ha tidlige og hyppigere samtaler enn sjeldne. Deres råd er å ha lavterskel for samtaler som øker læring og trivsel. Ufarliggjør begrepet «samtale» for studentene.

Jacob skisserte noen utfordringer: Det er viktig å ha tid til å se studenten i arbeid før samtale, det er mange ulike kliniske veiledere involvert og det er for lite dialog om studentene veilederne imellom. Dette må det jobbes mer med da dette handler om god praksis mht. skikkethetsvurdering også.

Vedtak:
Ny rutine for varsling av MA-studenter innføres fra og med høst-semesteret 2021
 

EVENTUELT

PSS-SAK 19/21

- Muligheter for en felles slutteksamen ved de tre tannlegeutdanningene:
Like eksamener slik MED har og en felles slutteksamen ved alle tre utdanningssteder har vært oppe til diskusjon utdanningene imellom. Kostnadene er svært høye. Skrinlagt foreløpig.

Jacob: Det har vært diskutert å flytte slutteksamen til 9. semester samt flytte 9. sem eksamener til etter påske, som en slags eksamenstermin i slutten av 10. sem. Ledelsen ser på muligheter og ønsker studentinvolvering.

PSS-SAK 20/21

- Plagiering har økt med omgjøring til hjemmeeksamener i løpet av det siste året. Ingvild etterlyser retningslinjer for hva som er akseptabelt med hensyn til sammenfallende oppgavebesvarelser og direkte gjengivelse av eksisterende kilder i besvarelser.

Det benyttes ifølge Kristin plagiatkontroll-programmet Ouriginal på de fleste eksamenssettene, men mye må likevel sjekkes og manuelt da utslagene i systemet som regel må tolkes og ses i en helhet. Dette er tidkrevende arbeid men sikrer en rettferdig behandling. Reglene for fusk, reaksjons-muligheter og konsekvenser ved fusk ligger tilgjengelig på nettsidene under Studier. Særlig nå under pandemien med mange hjemmeeksamener er det viktig å vurdere riktig reaksjonsform fra sak til sak, hvilket også er gjort siste studieår. Det økende antallet saker knyttet til mistanke om fusk vil antakeligvis rette seg med gjeninnføring av skoleeksamener i Silurveien til høsten. Hilde tilføyer at noen studenter må læres opp i hvordan unngå plagiat, dvs. hva de kan kopiere med kildereferanse og hva som er plagiat. Håvard bemerker at det er problematisk at man kan kopiere fra nettet og lime inn i Inspera, og det er veldig enkelt å dele besvarelser underveis studentene imellom. Klipp-og-lim benyttes ifølge Aya egentlig mest i forbindelse med at Inspera ofte henger seg opp. Studentene løser problemet med å skrive svarene sine i Word og deretter lime inn i Inspera. Hun understreker av egne notater ikke brukes som snarvei.

PSS-SAK 21/21

- Jacob orienterte om innpasningsopptaket H21. Ledelsen ønsker å fylle på med motiverte studenter underveis i studieløpet heller enn å overbooke på OD1100, og de vil prioritere norskspråklige studenter som har startet sin tannlegeutdanning i utlandet samt innpasse søkere utover dagens ordning i 3. og 5. semester. Mange er ifølge Hilde flinke av de som innpasses, gode teoretisk. Flere støtter at vi ønsker å utdanne kandidatene her i Norge. Jacob tilføyer at man kan lage et innpasningsopptak også ved BA, men unngå å rekruttere aktivt fra andre studiesteder i Norge. Ha fokus på innpasning på 3. studieår i så tilfelle.

PSS-SAK 22/21

Søkningen H2021 til OD er god selv om vi i år ser en liten nedgang fra rekordåret 2020. Antall førstevalgsøkere økte litt for MA-programmet og gikk litt ned for BA-programmet fra 2020: